“智慧工位”实施终极指南

第一步：战略先行 —— 提高利用率，做出智慧决策

• 痛点： 员工入离职、部门调整频繁，手动分配和回收工位效率低下，信息不准。

• 解决方案： 将工位管理系统与HR系统集成。
• 入职： 系统根据部门、岗位等信息，自动或辅助管理员分配工位。
• 离职： 系统自动释放工位，标记为可用。
• 组织调整： 支持批量调整工位，直观显示新布局。

• 案例： 腾讯的工位系统与HR系统打通；博锐尚格实现新员工5-10分钟内入座，离职后工位立即释放。

• 痛点： 何时扩租？何时退租？如何优化布局？凭经验决策风险高。

• 解决方案： 设定预警值，并基于智慧工位系统提供的实时数据进行决策。
• 设定预警值：
• 快速扩张期： 设定“工位空置率危险值”（如低于30%），触发扩租预警。
• 平稳发展期： 设定“工位空置率最高值”（如高于20%），触发空间优化或部分退租预警。
• 减员缩编期： 根据缩编比例，提前规划退租。
• 决策行动：
• 空置率过低： 启动扩租、换租或内部改造方案。
• 空置率过高： 考虑合并办公区、部分退租，或将闲置区改造为会议室、活动区，甚至对外租赁。

• 痛点： 大量员工（如销售、顾问）外出频繁，固定工位长期闲置，造成浪费。

• 解决方案： 将部分或全部工位转为灵活工位，按需预订使用。

• 价值： 据统计，灵活工位能额外承载20%-40%的员工，平均降低约28%的空间成本。

• 案例：
• 埃森哲（北京）： 1000多名员工共享272个工位。
• 德勤（阿姆斯特丹）： 1000个工位满足2500名员工的需求。

• 关键技术：
• 工位预订系统： 员工通过App/小程序预订。
• 室内导航： 帮助员工快速找到预订的工位和同事（如小米内部地图、飞利浦大楼导航）。

第二步：空间为本 —— 分类规划与人性化布局

• 原则： “量体裁衣”，兼顾部门工作特性和协同需求。

• 规划示例：
• 技术/研发岗： 需要专注和团队讨论，可设置在相对安静、集中的区域，甚至独立楼层。
• 销售/商务岗： 流动性高，适合设置在出入方便的灵活工位区。
• 行政/人事岗： 服务全员，应设置在交通便利的中心区域。
• 财务岗： 强调保密性，应设置在人流较少、相对独立的区域。
• 紧密协作部门（如产品与技术）： 工位应相邻布局，方便沟通。

• 原则： 包容性和尊重是企业文化的重要体现。

• 规划示例：
• 孕妇： 提供或允许更换到远离空调风口、打印机，靠近窗户的“友好工位”。
• 高管： 根据其工作习惯，提供开放式工位或独立办公室。
• 残障人士： 提供无障碍的办公环境、家具和设施，并提供相应支持。

• 案例： 微软为残障员工提供全方位的无障碍办公支持。

第三步：技术赋能 —— 打造智能、健康、便捷的工位体验

• 目标： 解决久坐等职场健康问题，提升员工幸福感。

• 解决方案：
• 智能感知与引导： 工位配备传感器，监测久坐行为，通过桌面微动、灯光、App推送等方式提醒员工站立。
• 升降办公桌： 与提醒功能联动，方便员工站坐交替。
• 数据激励： 生成个人健康报告和团队站立排行榜，培养健康习惯。

• 案例： 9am的数字化工位系统、戴姆勒和联想配备的智能升降桌。

• 目标： 实现自动化管理，节能增效，并赋予员工更多环境控制权。

• 联动方案：
• 与电源联动： 员工预订签到后，工位电源自动开启；释放后自动断电。
• 与空调/照明联动： 根据工位占用情况自动调节区域的温湿度和照度。员工可扫描工位二维码，在手机上精细调节自己工位的灯光和空调。
• 与通讯设备联动： 员工登录工位后，IP电话自动同步其个人分机号。

• 案例： 阿里的“钉上服务”，通过工位二维码实现控灯、控温、报修等一站式服务；飞利浦实现工位登录与IP话机、灯光联动。

• 目标： 简化办公流程，降低企业IT管理成本。

• 解决方案：
• 便捷的工位交互：
• 电子工牌/墨水屏： 在工位上安装显示屏，实时展示预订状态、使用人、部门等信息。（如达实智能的墨水屏）
• NFC/二维码： 员工通过扫码或NFC感应，完成预订、签到、报修、释放等操作。
• IT服务租赁： 提供“工位即服务（Workstation as a Service）”，将会员费与高性能PC、显示器、IT运维服务打包。

• 案例： 联想与优客工场打造的thinkplus智能办公解决方案，入驻企业可直接租赁配备全套ThinkPad设备的高效能工位。

总结

1. 从管理出发： 以提升效率和降本为明确目标，用数据驱动空间决策。

2. 以人为本： 深入理解不同员工的需求，打造灵活、舒适、健康的空间布局。

3. 以技术为翼： 融合物联网、大数据和移动应用，将管理策略和人性化设计无缝落地，最终实现企业降本增效与员工体验提升的双赢。